Wat iedereen moet weten over het rooster
Wanneer voor docenten de zomervakantie start, begint voor roostermakers de eindsprint. In een zo goed als leeg schoolgebouw proberen zij het basisrooster te optimaliseren. Wat moet elke collega weten over deze complexe, logistieke puzzel?
Op veel scholen zitten roostermakers in een hoekje van de school, maar niet op het Wolfert Tweetalig waar Joyce van Veen met veel plezier ‘roostert’: “Ons team zit heel zichtbaar in hart van het gebouw.” Beeld: Fred van Diem
Het maken van een solide rooster wordt er niet eenvoudiger op. Dat komt door het lerarentekort, de vele parttime banen in het voortgezet onderwijs en het individualistische tijdperk waarin mensen geneigd zijn vanuit hun eigen prioriteit te denken en minder vanuit het collectief.
Een rooster is namelijk níet persoonlijk, benadrukken gepassioneerde roostermakers tegen het Onderwijsblad. Het is een dynamische plek waar alle belangen en wensen samenkomen. Daarom: zes dingen die iedereen moet weten over het rooster.
1. Het rooster is nooit af
Een maagdelijk, robuust rooster, waarbij alles en iedereen een zo mooi mogelijk plekje heeft. Dat is een heerlijk euforisch gevoel, weet Joyce van Veen, dat hooguit één dag per jaar overeind blijft, ergens aan het einde van de zomervakantie. Van Veen is hoofd-roostermaker op het Wolfert Tweetalig in het centrum van Rotterdam: “Dan komt die e-mail alweer binnen: dat die nieuwe wiskundedocent toch niet gaat starten bij ons. En dat twaalf klassen onderverdeeld worden over vier collega’s.” En hop, dan gaat Van Veen puzzelen. “Eigenlijk is dat het leukst. Want dan kan ik echt m’n <I>skills<P> inzetten. Als je niet flexibel bent en een statische eindoplossing wilt, is dit werk niks voor jou.”
2. Geen legpuzzel, eerder een dynamische sudoku
Een rooster maken is niet: alle stukjes in elkaar laten passen. Het is een complex, onderwijslogistiek proces, dat eerder iets weg heeft van een dynamische sudoku, met meer aspecten en spelregels dan de negen cijfers in de populaire Japanse puzzel. Nicole Groenendijk werkt als hoofd-roostermaker sinds december 2024 op het Oosterlicht College in Nieuwegein, een brede school waar vmbo-basis t/m vwo in één schoolgebouw zijn ondergebracht. Haar vorige school had meerdere locaties. Groenendijk: “Dan krijg je pendelbewegingen. Daar is tijd en ruimte voor nodig. Een roostertechnische uitdaging, waar vaak zowel leraren als leerlingen niet blij van worden.”
Pendelbewegingen zijn een roostertechnische uitdaging, waar vaak zowel leraren als leerlingen niet blij van worden
Ook afspraken over hoe en wie lokalen en ruimtes gebruikt, spelen een belangrijke rol. Denk aan scholen die sportzalen delen met andere organisaties, of technieklokalen waar bij wijze van uitzondering wel een wiskundeles kan plaatsvinden, maar andersom niet.
En dan zijn de activiteitenweken, toetsweken of de verplichte ‘wensen’ van personeel nog niet genoemd. Ze kunnen allemaal het rooster (deels) op zijn kop zetten. Van Veen: “Het vo heeft een goeie cao, vaak met aanvullingen op wettelijke regelingen. Daardoor heeft een docent bijvoorbeeld langer vaderschapsverlof, of kan hij al op jongere leeftijd minder kan gaan werken. Dat heeft allemaal consequenties.”
3. Aan elkaar geknoopte clusters zetten een rooster vast
Keuzemogelijkheden van leerlingen zijn sterk van invloed op het rooster. Daarom is roosteren voor de bovenbouw ook moeilijker, legt Groenendijk uit. “Stel: in klas 3a kiezen drie leerlingen Frans, in 3b vier en in 3c vijf. Dan ga je die leerlingen clusteren: voor bepaalde lesuren worden zij aan elkaar gekoppeld.” Hoe meer ‘clusterlijnen’ er over meer klassen gaan, hoe lastiger het wordt. En hoe vaster het rooster komt te zitten.”
Op de school van Van Veen mogen alle bovenbouwleerlingen vakken kiezen buiten hun profiel. “Zelfs wanneer één leerling met mens & maatschappij natuurkunde wil volgen, proberen we dat mogelijk te maken. Dat maakt onze school, samen met het tweetalig onderwijs en instromende internationale leerlingen door het jaar heen, minder geschikt voor een beginnend roostermaker.”
Nederland kent drie roosterprogramma’s die op de meeste middelbare scholen worden gebruikt: Xedule, Untis en Zermelo. Voor Groenendijk, die met drie programma’s heeft gewerkt, springt er niet eentje bovenuit: “De een heeft een voordeeltje hier en het andere programma doet iets anders weer handiger. Maar de basis blijft hetzelfde: je hebt een klas, een docent en een lokaal.”
4. Een slecht rooster is niet persoonlijk
Wanneer de roostermaker aan een knop draait - zeg: het lesuur geschiedenis door mevr. X in lokaal 201 - heeft dat talloze consequenties. Daarom is een rooster ook nooit persoonlijk, legt Van Veen uit. “Misschien voelt dat soms wel zo. Zo van: ik heb een slecht rooster gekregen. Maar als roostermakers doen wij enorm ons best om het voor iedereen zo goed mogelijk in te richten.”
Vaak rond januari leveren docenten en ondersteunend personeel hun roosterwensen in. Ook de visie van de school op onderwijs en het eigen beleid heeft impact op het basisrooster. Als de school bijvoorbeeld beslist om klassen zo klein mogelijk te houden, zijn er meer docenten en lokalen nodig.
Wanneer het lukt om al die aspecten een plekje te geven én de meeste wensen te honoreren, geeft dat een kick, zegt Van Veen. Maar gaat dat niet ‘dan heeft dat niets met de persoon te maken’. “Het liefst maak ik mensen blij, ook door het jaar heen. Dat het toch nog lukt om het aantal tussenuren te verminderen bijvoorbeeld, dat ik er in slaag om kolftijd te vinden voor een docent die borstvoeding geeft of dat die ene leerling wel dat bijvak kan volgen.”
5. Steekpenningen werken niet
‘Word vrienden met de roostermakers!’, tippen docenten elkaar soms in de lerarenkamer. Van Veen herkent dat wel van haar vorige school. Daar deden mensen soms ‘opeens’ aardig tegen haar. Of ze kreeg ‘sneaky cadeautjes’ die ze pertinent weigerde. “Ik vond dat ethisch niet verantwoord.”
Iedereen mag vrienden met mij worden, maar daar krijg je geen beter rooster van
Groenendijk moet vooral lachen om deze misvatting. “Iedereen mag vrienden met mij worden, maar daar krijg je geen beter rooster van.” Maar, vertelt ze, als het lukt om iets voor een collega voor elkaar te krijgen en die persoon ‘brengt een doosje chocolaatjes’, dan ziet ze dat als een blijk van waardering: “En dan deel ik ze met m’n collega’s.”
Gekke verzoeken krijgen beiden wel eens. Groenendijk: “Al jaren geleden hoor: of ik ervoor wilde zorgen dat iemand nooit het eerste of het laatste uur les hoefde te geven. Dan zeg ik netjes ‘Ik ga er naar kijken’, maar ik weet al: vergeet het maar. Een fulltime docent geeft 25 lessen in de week. Never-de-nooit-niet krijg ik het er zo ingepropt dat hij geen enkel eerste of laatste lesuur voor de klas staat. Vragen mag altijd, maar ik kan niet beloven dat het lukt. Krijg ik het toch voor elkaar, dan is dat super.”
6. Wees flexibel als je parttime werkt
Veel scholen hebben beleid voor parttimers. Werk je minder dagen? Dan heb je je wat meer te voegen. Van Veen: “Probeer een beetje flexibel te zijn. Als je gevraagd wordt om - bij wijze van uitzondering - een keer te komen op een dag die niet officieel je werkdag is en je doet dat, dan help je het rooster, en daarmee je school, enorm.”
Zzp’ers geven veel beperkingen aan het rooster
Zzp’ers zijn roostertechnisch vaak een ramp. Net als in de zorgsector overigens. Gelukkig is het vele zzp’en aan het afnemen, ziet Van Veen in haar omgeving. “Is iemand in loondienst bij de school dan doet die persoon ook wat water bij de wijn, maar zzp’ers kunnen veel beperkingen aan het rooster meegeven: dit wil ik niet, ik wil alleen dan voor de klas. Die eisen maken het ingewikkeld om het voor iedereen werkbaar te houden.”
Nicole Groenendijk, roostermaker op het Oosterlicht College in Nieuwegein, is in het roostermaken gerold en heeft ruim twintig jaar ervaring. Vroeger was roosteren vaak een taak van wiskunde-, of natuurkundedocenten. “Zij zijn duurder dan oop’ers. Zo is het een beroep geworden. Maar er is niet echt een duidelijke opleiding voor.”
